Со временем в ходе может потребоваться перенос файл-серверной базы данных Microsoft Office Access (Access) в формат клиент-серверной СУБД. Обычно для этой цели используется ODBC. Однако для переноса в Microsoft SQL Server (MS SQL) СУБД Access и MS SQL имеют удобные специализированные средства.
Всего существует три способа переноса базы данных из Access в MS SQL. Рассмотрим их все на примере простой базы данных состоящей из двух таблиц и одного запроса.
Перенос базы данных средствами Access («Мастер преобразования в формат SQL Server»)
Для того чтобы начать перенос нужно нажать кнопку «SQL Server» в области «Перемещение данных» вкладки «Работа с базами данных».
В открывшемся окне нужно выбрать, куда будут перенесены данные.
Возможны два варианта:
- Экспорт в уже существующую базу данных MS SQL;
- Создание новой базы данных (по умолчанию).
Задаём имя сервера, на который будем переносить базу данных, имя создаваемой базы данных и указываем имя пользователя и пароль для подключения.
Для выбора одной таблицы служит кнопка «>», а для выбора всех таблиц кнопка «>>». Для того чтобы отказаться от переноса предназначены кнопки «<» и «<<» соответственно.
После выбора таблиц можно задать дополнительные параметры их переноса. В частности современные версии Access могут экспортировать не только сами таблицы с данными, но и связи между ними. Это значительно сокращает время необходимое для миграции базы данных, так как не требуется их повторно создавать после переноса.
- Создать новое клиент-серверное приложение с пользовательским интерфейсом Access;
- Включить перенесённые таблицы в исходную базу данных в качестве внешних (по умолчанию);
- Не выполнять никаких действий с исходной базой данных.
Когда вся необходимая информация собрана можно либо вернуться к одному из предыдущих шагов для проверки либо начать процесс переноса нажав кнопку «Готово».
Ход процесса переноса наглядно отображается в специальном окне.
По завершении переноса, можно открыть SQL Server Management Studio и увидеть результат.
Этот способ наиболее прост и удобен, но, к сожалению, он позволяет переносить только таблицы и сопутствующие им элементы (индексы, связи и т.д.).
Импорт базы данных Access средствами Microsoft SQL Server
MS SQL может импортировать данные из самых различных источников. Но прямой импорт из Access возможен только для баз данных старого формата (.mdb).
Подробнейшую инструкцию по импорту таких баз данных можно найти .
Импорт баз данных новых форматов (2007 и выше) гораздо сложнее.
Существует два способа решения данной задачи:
- Предварительно экспортировать базу данных Access в старый формат.
В таком случае, можно без проблем воспользоваться инструкцией приведённой по ссылке выше; - Использование ODBC.
Создание источника данных для базы данных Access с последующим подключением через него из MS SQL Server.
К сожалению, способ, связанный с использованием ODBC, довольно сложен в случае 64-разрядных версий Windows.
Причина в том, что 64-разрядные версии MS SQL комплектуются 32-разрядными версиями SQL Server Management Studio. Данное обстоятельство приводит к тому, что базы данных Access, для которых источники данных были созданы на основе 64-разрядных драйверов, невозможно импортировать с помощью этой программы.
Выхода здесь опять же два (имеются в виду только способы с использование графического интерфейса):
- Использовать 32-разрядные версии Windows, MS SQL, Office;
- Использовать только 32-разрядный Access и сконфигурировать источник данных с помощью 32-разрядного диспетчера ODBC (обычно это файл C:\Windows\SysWOW64\odbcad32.exe);
- Использовать альтернативное ПО для работы с MS SQL.
Однако даже, если всё-таки удастся наладить процесс импорта, пользы от этого может оказаться гораздо меньше, чем потрачено сил и времени.
При импорте переносятся только сами таблицы и их содержимое и больше ничего (сравните с возможностями предыдущего способа).
Также следует отметить, что при прямом импорте из Access частично решается проблема с экспортом запросов (через ODBC доступа к запросам нет) . Но, запросы по умолчанию импортируются в базу данных MS SQL в виде обычных таблиц.
К счастью, есть возможность более тонкой настройки параметров импорта и можно вручную заменить SQL запрос на создание таблицы запросом на создание представления.
Для этого нужно в окне на скриншоте выше для выбранного запроса Access нажать кнопку «Изменить».
В открывшемся окне нажать кнопку «Изменить SQL…»
Откроется окно редактирования SQL запроса, в котором, собственно, и нужно заменить запрос, сгенерированный автоматически
своим собственным.
В результате, запрос из Access будет передан в базу данных MS SQL корректно, в виде представления, а не таблицы.
Конечно, подобные настройки это кропотливый ручной труд, требующий к тому же определённых знаний и навыков, но всё-таки, как говорится, «лучше, чем ничего».
Поэтому данный способ переноса баз данных Access в MS SQL больше подходит квалифицированным специалистам по обеим СУБД.
Ниже приведён пример импорта базы данных Access с помощью ODBC в 32-разрядной версии Windows. В 64-разрядной версии Windows при использовании 32-разрядной версии Access импорт осуществляется аналогично, но источник данных создаётся в 32-разрядном диспетчере ODBC.
Создаём источник данных.
В открывшемся окне указываем его имя.
Затем нажимаем на кнопку «Выбрать» и указываем, к какой базе данных Access необходимо подключиться.
Когда указаны имя источника и файл базы данных, остаётся нажать кнопку «Ok» и источник данных для нужной базы данных Access готов.
Теперь можно приступать непосредственно к импорту базы данных в MS SQL.
Для этого в контекстном меню базы данных, в которую необходимо выполнить импорт, выбираем пункты «Задачи» -> «Импорт данных».
Откроется «Мастер импорта и экспорта данных»
В раскрывающемся списке «Источник данных» необходимо выбрать «.Net Framework Data Provider for Odbc» (если не выбрано по умолчанию) и в строке Dsn в таблице указать имя созданного выше источника данных для базы данных Access. Строка подключения («Connection String») будет сформирована автоматически.
Далее необходимо указать в какую базу данных, какого экземпляра MS SQL импорт. Для этого после нажатия кнопки «Далее» выбираем в раскрывающемся списке «Назначение» либо «Microsoft SQL Server Native Client» (как показано на скриншоте ниже) либо «Microsoft OLE DB Provider for SQL Server», указываем нужную базу данных имя пользователя и пароль для подключения.
Затем нужно выбрать таблицы, которые будут импортированы. Как уже было отмечено выше, при использовании ODBC импорт запросов Accessне доступен. Поэтому, в отличие от предыдущего скриншота со списком объектов для импорта в этом списке будут исключительно таблицы.
С помощью флажков можно выбрать как все таблицы сразу (что и сделано в этом примере), так и некоторые из них в отдельности.
Затем будет показано окно с окончательными настройками процесса импорта. Оставим все значения по умолчанию.
После нажатия на кнопку «Готово» процесс импорта будет выполнен. Если всё сделано правильно и импорт выполнен успешно, окно с информацией о выполнении импорта не будет содержать ошибок (см. скриншот ниже).
Для завершения работы мастера достаточно нажать кнопку «Закрыть».
Результат можно увидеть SQL Server Management Studio.
Перенос базы данных со стороны средствами ODBC
Этот способ является универсальным для экспорта данных из Access в любую другую СУБД. Достаточно только чтобы она поддерживала работу с ODBC.
Пример такого экспорта уже был ранее рассмотрен в статье « »
Для MS SQL данный способ переноса базы данных из Access не желателен , так как экспортируются только таблицы с данными, а запросы экспортируются только в виде обычных таблиц.
Однако такая возможность переноса до сих пор имеется (версия 2014 не стала исключением). Поэтому, рассмотрим и её тоже.
Для начала создадим источник данных для работы с MS SQL (пусть это будет пользовательский DSN).
Укажем драйвер для источника.
После этого будет запущен процесс его создания и настройки.
Зададим имя источника данных и укажем имя экземпляра MS SQL, к которому требуется выполнить подключение.
После этого укажем базу данных, в которую планируется перенести таблицу или запрос. Перенос с помощью ODBC можно выполнить только в уже существующую базу данных . Поэтому, если данные требуется перенести в новую базу данных, её необходимо предварительно создать.
После нажатия кнопки «Готово» будет показано окно с итоговой информацией о создаваемом источнике данных.
Для того чтобы источник данных был окончательно создан, достаточно нажать кнопку «Ok». Но, лучше предварительно проверить его работоспособность, нажав на кнопку «Проверить источник данных».
Если всё сделано правильно, будет показано сообщение об успешной проверке.
Теперь, когда есть источник данных, можно приступать непосредственно к процессу переноса.В качестве примера экспортируем из базы данных единственный запрос «Contacts Запрос».
Для этого выделим его мышью и нажмём на кнопку «Дополнительно» в области «Экспорт» вкладки «Внешние данные». В раскрывшемся меню выберем «База данных ODBC».
В данном случае оставлено исходное значение.
После нажатия кнопки «Ok» необходимо выбрать созданный источник данных.
Затем ввести имя пользователя и пароль для подключения к серверу.
После нажатия кнопки «Ok» экспорт будет выполнен.
Однако, как уже говорилось выше, результат экспорта в случае запроса не корректный.
Вместо представления «Contacts Запрос» в базе данных MS SQL была создана одноимённая таблица.
Кроме того, даже если экспортировать только таблицы, после экспорта необходимо выполнить множество дополнительных действий (повторное создание связей и т.д.). Поэтому, описанный способ переноса баз данных из Access в MS SQL уже практически не применяется.
Запросы в Access являются основным инструментом выборки, обновления и обработки данных в таблицах базы данных. Access в соответствии с концепцией реляционных баз данных для выполнения запросов использует язык структурированных запросов SQL (Structured Query Language). С помощью инструкций языка SQL реализуется любой запрос в Access.
Основным видом запроса является запрос на выборку. Результатом выполнения этого запроса является новая таблица, которая существует до закрытия запроса. Записи формируются путем объединения записей таблиц, на которых построен запрос. Способ объединения записей таблиц указывается при определении их связи в схеме данных или при создании запроса. Условия отбора, сформулированные в запросе, позволяют фильтровать записи, составляющие результат объединения таблиц.
В Access может быть создано несколько видов запроса:
- запрос на выборку - выбирает данные из одной таблицы или запроса или нескольких взаимосвязанных таблиц и других запросов. Результатом является таблица, которая существует до закрытия запроса. Формирование записей таблицы результата производится в соответствии с заданными условиями отбора и при использовании нескольких таблиц путем объединения их записей;
- запрос на создание таблицы - выбирает данные из взаимосвязанных таблиц и других запросов, но, в отличие от запроса на выборку, результат сохраняет в новой постоянной таблице;
- запросы на обновление, добавление, удаление - являются запросами действия, в результате выполнения которых изменяются данные в таблицах.
Запросы в Access в режиме конструктора содержат схему данных, отображающую используемые таблицы, и бланк запроса, в котором конструируется структура таблицы запроса и условия выборки записей (рис. 4.1).
С помощью запроса можно выполнить следующие виды обработки данных:
- включить в таблицу запроса выбранные пользователем поля таблицы;
- произвести вычисления в каждой из полученных записей;
- выбрать записи, удовлетворяющие условиям отбора;
- сформировать на основе объединения записей взаимосвязанных таблиц новую виртуальную таблицу;
- сгруппировать записи, которые имеют одинаковые значения в одном или нескольких полях, одновременно выполнить над другими полями группы статистические функции и в результат включить одну запись для каждой группы;
- создать новую таблицу базы данных, используя данные из существующих таблиц;
- произвести обновление полей в выбранном подмножестве записей;
- удалить выбранное подмножество записей из таблицы базы данных;
- добавить выбранное подмножество записей в другую таблицу.
Запросы в Access служат источниками записей для других запросов, форм, отчетов. С помощью запроса можно собрать полные сведения для формирования некоторого документа предметной области из нескольких таблиц, далее использовать его для создания формы - электронного представления этого документа. Если форма или отчет создаются мастером на основе нескольких взаимосвязанных таблиц, то для них в качестве источника записей автоматически формируется запрос.
Для закрепления смотрим видеоурок.
Язык SQL не обладает функциями полноценного языка разработки, а ориентирован на доступ к данным, поэтому его включают в состав средств разработки программ. В этом случае его называют встроенным SQL. Стандарт языка SQL поддерживают современные реализации следующих языков программирования: PL/1, Ada, С, COBOL, Fortran, MUMPS и Pascal.
В специализированных системах разработки приложений типа клиент-сервер среда программирования, кроме того, обычно дополнена коммуникационными средствами (установление и разъединение соединений с серверами БД, обнаружение и обработка возникающих в сети ошибок и т.д.), средствами разработки пользовательских интерфейсов, средствами проектирования и отладки.
Различают два основных метода использования встроенного SQL: статический и динамический.
При статическом использовании языка (статический SQL) в тексте программы имеются вызовы функций языка SQL, которые жестко включаются в выполняемый модуль после компиляции. Изменения в вызываемых функциях могут быть на уровне отдельных параметров вызовов с помощью переменных языка программирования.
При динамическом использовании языка (динамический SQL) предполагается динамическое построение вызовов SQL-функций и интерпретация этих вызовов, например, обращение к данным удаленной базы, в ходе выполнения программы. Динамический метод обычно применяется в случаях, когда в приложении заранее неизвестен вид SQL-вызова и он строится в диалоге с пользователем.
Основным назначением языка SQL (как и других языков для работы с базами данных) является подготовка и выполнение запросов. В результате выборки данных из одной или нескольких таблиц может быть получено множество записей, называемое представлением.
Представление по существу является таблицей, формируемой в результате выполнения запроса. Можно сказать, что оно является разновидностью хранимого запроса. По одним и тем же таблицам можно построить несколько представлений. Само представление описывается путем указания идентификатора представления и запроса, который должен быть выполнен для его получения.
Для удобства работы с представлениями в язык SQL введено понятие курсора. Курсор представляет собой своеобразный указатель, используемый для перемещения по наборам записей при их обработке.
Описание и использование курсора в языке SQL выполняется следующим образом. В описательной части программы выполняют связывание переменной типа курсор (CURSOR) с оператором SQL (обычно с оператором SELECT). В выполняемой части программы производится открытие курсора (OPEN <имя курсора», перемещение курсора по записям (FETCI-1 <имя курсора>...), сопровождаемое соответствующей обработкой, и, наконец, закрытие курсора (CLOSE <имя курсора>).
В реляционных СУБД для выполнения операций над отношениями используются две группы языков, имеющие в качестве своей математической основы теоретические языки запросов, предложенные Э. Коддом:
Реляционная алгебра;
Реляционное исчисление.
В реляционной алгебре операнды и результаты всех действий являются отношениями. Я зыки реляционной алгебры являются процедурными, так как отношение, являющееся результатом запроса к реляционной БД, вычисляется при выполнении последовательности реляционных операторов, применяемых к отношениям. Операторы состоят из операндов, в роли которых выступают отношения, и реляционных операций.
Операции реляционной алгебры Кодда можно разделить на две группы: базовые теоретико-множественные и специальные реляционные . Первая группа операций включает в себя классические операции теории множества: объединение, разность, пересечение и произведение. Вторая группа представляет собой развитие обычных теоретико-множественных операций в направлении к реальным задачам манипулирования данными, в ее состав входят операции: проекция, селекция, деление и соединение.
Языки исчислений являются непроцедурными (описательными или декларативными) и позволяют выражать запросы с помощью предиката первого порядка (высказывания в виде функции), которому должны удовлетворять кортежи или домены отношений. Запрос к БД, выполненный с использованием подобного языка, содержит лишь информацию о желаемом результате. Для этих языков характерно наличие наборов правил для записи запросов. В частности, к языкам этой группы относится SQL.
Особенности применения запросов SQL
Запросом SQL называют запрос, создаваемый с помощью инструкции SQL. Примерами запросов SQL являются запросы на объединение, запросы к серверу, управляющие и подчиненные запросы.
Запрос на объединение – такой запрос, в котором объединяются поля (столбцы) одной или нескольких таблиц или запросов в одно поле или столбец в результирующем наборе записей. Например, шесть продавцов каждый месяц представляют руководству описи имеющихся товаров. Создав запрос на объединение, можно объединить эти описи в результирующем наборе записей, а затем разработать запрос на создание таблицы, основанный на запросе на объединение.
Запрос к серверу выполняет передачу через ODBC команд SQL – серверу, например, Microsoft SQL Server. Запросы к серверу позволяют непосредственно работать с таблицами на сервере вместо их присоединения. Результатом выполнения запроса к серверу может быть загрузка записей или изменение данных.
Управляющий запрос создает или изменяет объекты базы данных, такие как таблицы Access или SQL Server.
Подчиненный запрос состоит из инструкции SQL SELECT, находящейся внутри другого запроса на выборку или запроса на изменение. Эти инструкции вводятся в строку «Поле» бланка запроса для определения нового поля или в строку «Условие отбора» для определения условия отбора поля. Подчиненные запросы используются для выполнения следующих действий:
Проверка в подчиненном запросе существования некоторых результатов с помощью зарезервированных слов EXISTS или NO EXISTS;
Поиск в главном запросе любых значений, которые равны, больше или меньше значений, возвращаемых в подчиненном запросе (с помощью зарезервированных слов ANY, IN или ALL);
Создание подчиненных запросов внутри подчиненных запросов (вложенных подчиненных запросов).
Язык SQL в Access может применяться при разработке экранных форм, отчетов, а также при создании макрокоманд и программ на VBA.
Связь языков QBE и SQL
В Access между языками QBE и SQL имеется тесная связь. Запросные таблицы (бланки, формы) на языке QBE, заполняемые пользователем, перед непосредственным выполнением преобразуются в выражения SQL. То есть язык SQL является внутренним стандартом на выполнение запросов. Такой механизм имеет преимущество, поскольку позволяет внутри системы Access унифицировать подготовку запросов к выполнению на локальном и удаленном компьютерах. В последнем случае SQL – сообщение реально передается к компьютеру – серверу запроса.
В Access запрос может находиться в одном из трех режимов (состояний): Конструктора, SQL и таблицы. Режим конструктора применяют для разработки нового запроса с чистого листа (без использования Мастеров или других средств) или для изменения макета существующего запроса. Режим SQL применяют для ввода или просмотра инструкций SQL. Режим таблицы применяют для работы с результатами выполнения запроса.
SQL в формах и отчетах
Основными источниками записей в экранных формах и отчетах являются таблицы и запросы. Во втором случае запросом может быть готовый запрос к БД или создаваемый при разработке формы или отчета.
SQL в макрокомандах
Макрокоманды входят в состав макросов, которые используют для автоматизации выполнения часто повторяющихся действий в работе с БД. Макрос представляет собой одну или несколько макрокоманд с аргументами.
Макросы вызываются из окна БД или автоматически при наступлении определенных событий. Событием, по которому вызывается макрос, может быть, например, нажатие кнопки в области формы или открытие окна БД. Наряду с выполнение некоторых действий над объектами БД макросы могут вызывать другие макросы, программы на Visual Basic и внешние приложения.
Из множества макрокоманд с SQL непосредственно связаны две макрокоманды: ЗапускЗапроса SQL (Run SQL) и ОткрытьЗапрос (OpenQuery)
Макрокоманда ЗапускЗапроса SQL запускает запрос на изменение или управляющий запрос Access с помощью соответствующей инструкции SQL. Эта макрокоманда делает возможным выполнение действий в макросе без предварительного сохранения запросов. С помощью макрокоманды можно выполнять и сохраненные запросы.
Запросами на изменение являются инструкции SQL, реализующие следующие функции: добавление (INSERT INTO), удаление (DELETE), создание таблицы (SELECT…INTO) и обновление (UPDATE)
Управляющими запросами являются инструкции SQL, выполняющие следующие функции: создание таблицы (CREATE TABLE), изменение таблицы (ALTER TABLE), удаление таблицы (DROP TABLE), создание индекса (CREATE INDEX) и удаление индекса (DROP INDEX)
Единственным и обязательным аргументом макрокоманды ЗапускЗапроса SQL является инструкция SQL. Аргумент макрокоманды в виде текста SQL – инструкции вводится вручную в окне ввода макрокоманды или копируются из окна SQL, что часто удобнее.
Макрокоманда ОткрытьЗапрос позволяет открывать запрос на выборку или перекрестный запрос (в режимах таблицы, конструктора и предварительного просмотра), запускать запрос на изменение или ввод данных.
В макрокоманде задаются три аргумента: имя запроса, режим и режим данных. Первый аргумент задает имя открываемого запроса и является обязательным. Второй аргумент задает режим открытия запроса («Таблица», «Конструктор» и «Просмотр»). Третий аргумент описывает режим ввода данных в запрос («Добавление», «Изменение» и «Только чтение»)
SQL в программах на VBA
VBA, как и макросы, предназначены для автоматизации выполнения повторяющихся операций над объектами БД Access.
В Access существуют следующие способы запуска программ VBA:
Включение программы в процедуру обработки события;
Вызов функции в выражении;
Вызов процедуры Sub в другой процедуре или в окне отладки;
Выполнение макрокоманды ЗапускПрограммы (RunCode) в макросе.
Функции применяются в выражениях, определяющих вычисляемые поля в формах, отчетах или запросах. Выражения используются для указания условий в запросах и фильтрах, а также в макросах, в инструкциях и методах VBA, а также в инструкциях SQL. В процедуру Sub можно включать общедоступные VBA – подпрограммы, вызываемые из других процедур.
Рассмотрим выполнение запроса к базе данных с помощью инструкций SQL в программе на Visual Basic для приложений.
В запросе производится отбор в базе данных записей, удовлетворяющих определенным условиям (запрос на выборку), либо выдается инструкция на выполнение указанных действий с записями, удовлетворяющими определенным условиям (запрос на изменение).
Существуют следующие способы выполнения запросов:
Вызов метода Execute (для выполнения запросов SQL на изменение);
Создание и выполнение специального объекта QueryDef;
Использование инструкции SQL в качестве аргумента метода OpenRecordset;
Выполнение метода OpenRecordset для существующего объекта QueryDef;
Вызов методов RunSQL и OpenQuery.
Метод Execute используется, если требуется выполнить такое изменение в БД, при котором не возвращаются записи. Например, операции вставки или удаления записей.
Объект QueryDef представляет собой сохраненное определение запроса в базе данных. Его можно рассматривать как откомпилированную инструкцию SQL.
Метод OpenRecordset используется, чтобы открыть объект типа Recordset для выполнения последующих операций над ним.
Метод RunSQL выполняет макрокоманду ЗапускЗапроса SQL в программе VBA
Метод OpenQuery выполняет макрокоманду ОткрытьЗапрос (OpenQuery) в программе VBA. С его помощью можно открыть запрос в режиме таблицы, Конструктора или просмотра. При этом устанавливается один из следующих режимов работы с данными: добавление, изменение или только чтение.
Выбор варианта выполнения запроса определяется программистом с учетом особенностей решаемой задачи.
Создание таблицы Power Design с помощью DDL
Все действия по определению базы данных, которые можно выполнять с помощью RAD-инструмента, такого как Access, можно также выполнять и с помощью SQL. В этом случае вместо щелчков мышью на элементах меню выполняется ввод команд с помощью клавиатуры. Те, кто предпочитает манипулировать графическими объектами, считают, что RAD-инструменты являются легкими и естественными для понимания и изучения. Другие же, кому больше нравится складывать слова в предложения, имеющие определенную логику, считают, что более легкими и естественными являются все-таки команды SQL. Так как некоторые вещи легко представить, используя объектную парадигму, а с другими легко справляться с помощью SQL, то полезно хорошо знать оба метода.
В следующих разделах будет применяться SQL, чтобы выполнять те же действия по созданию, изменению и удалению таблицы, для которых в предыдущем разделе использовался RAD-инструмент.
Использование языка SQL с приложением Microsoft Access
Приложение Access было разработано как инструмент быстрой разработки приложений (RAD), не требующий программирования. Несмотря на то что можно писать и выполнять команды на языке SQL непосредственно в Access, чтобы сделать это, можно зайти также с "черного хода". Для того чтобы открыть основной редактор, который используется для ввода SQL-кода, выполните следующие действия.
- Откройте базу данных, а затем выберите из списка Объекты опцию Запросы.
- В области задач, расположенной в правой части окна, выберите опцию Создание запроса в режиме конструктора. Отобразится диалоговое окно Добавить таблицу.
- Выберите любую из таблиц, щелкните на кнопках Добавить и Закрыть. Не обращайте внимание на курсор, который мигает в только что созданном окне Запрос.
- В главном меню Access выберите команду Вид Режим SQL. Отобразится окно редактора со стартовым оператором языка SQL SELECT.
- Удалите оператор SELECT, а затем введите необходимый оператор SQL.
- Закончив работу, щелкните на пиктограмме Сохранить. Access предложит ввести имя для только что созданного запроса.
- Введите имя запроса и щелкните на кнопке ОК.
Только что созданная команда будет сохранена и выполнена позже как запрос. К сожалению, Access не выполняет весь диапазон команд SQL. К примеру, оно не выполняет команду CREATE TABLE. Однако после создания таблицы можно выполнять практически любое необходимое преобразование с находящимися в ней данными.
Создание таблицы
При работе с полнофункциональной СУБД, например, такой, как Microsoft SQL Server, Oracle 9i или IBM DB2, в процессе создания таблицы с помощью SQL необходимо вводить ту же информацию, что и при создании таблицы с помощью какого-либо RAD-инструмента. Разница здесь в том, что RAD-инструмент помогает это делать, предоставив в ваше распоряжение диалоговое окно создания таблицы (или какую-либо подобную структуру) и не позволяя вводить неправильные имена полей, типы или размеры. SQL столько внимания вам не уделит. Работая с SQL, следует точно знать с самого начала, что именно надо делать. Необходимо ввести целый оператор CREATE TABLE, прежде чем SQL обратит на него внимание, не говоря уже о том, чтобы сообщить, нет ли в операторе каких-либо ошибок.
Следующая команда создает таблицу, идентичную созданной ранее:
| CREATE TABLE PowerSQL | |
| ProposalNumber | SMALL INT |
| FirstName | CHAR (15), |
| LastName | CHAR (20), |
| Address | CHAR (30), |
| City | CHAR (25), |
| StateProvince | CHAR (2), |
| PostalCode | CHAR (10), |
| Country | CHAR (30), |
| Phone | CHAR (14), |
| HowKnown | CHAR (30), |
| Proposal | CHAR (50), |
| BusinOrCharity | CHAR (1); |
Как видно, информация в сущности та же, что и при создании таблицы с помощью инструментов RAD (как описывалось ранее в этой главе). Можно отдать предпочтение любому способу создания таблиц. Впрочем, что хорошо в языке SQL - так это его универсальность. Один и тот же стандартный синтаксис будет работать в любой системе управления базами данных.
Помни:
Любые усилия, вложенные в изучение SQL, будут оправдываться в течение долгого времени, потому что быстро сходить со сцены этот язык не собирается. А усилия, вложенные в то, чтобы стать экспертом в среде разработки, вероятно, принесут меньшую отдачу. И каким бы прекрасным ни был последний RAD-инструмент, будьте уверены - в течение двух-трех лет его заменит более совершенная технология. Замечательно, если за это время вы сможете возместить усилия, вложенные в изучение данного инструмента! Если сможете, то пользуйтесь им. А если не сможете, то будет мудрее придерживаться старого и испытанного средства. Знание SQL намного дольше будет приносить дивиденды
.
Приложение СУБД MS Access – это полноценный помощник для создания и ведения баз данных, заключенных в таблицы и массивы. Если база имеет слишком большой объем, быстро найти необходимые значения довольно сложно.
Именно поэтому в Access существует такая функция, как запросы. Рассмотрим, что это такое, как работает, какие имеет особенности.
Создание запросов в Microsoft Access
Чтобы разобраться, как создавать запросы в Access, нужно знать основные положения работы с СУБД.
Существует два способа выполнить данную процедуру:
- Конструктор запросов.
- Мастер запросов.
Первый способ дает возможность создать любой из всех доступных запросов в ручном режиме, но с небольшой оговоркой, заключающейся в том, что пользователь имеет опыт работы с приложением Access. Также он должен разбираться хотя бы в основных его задачах. Что касается второго способа, то его нужно рассмотреть более подробно.
Легкий путь для новичков
Знающий человек за несколько кликов мышью выбирает те компоненты, которые потребуются пользователю для выполнения запроса, а затем быстро формирует реестр, в соответствии с собранными ключевыми значениями. Если это первое знакомство с СУБД, и пользователь не представляет, как создавать запросы в Access, то выбирается программа Мастер.
В данном режиме можно ознакомиться и разобраться со следующими типами запросов:
- Простой.
- Перекрестный.
- Записи без подчиненных.
- Повторяющиеся записи.
Данный выбор осуществляется уже на первом этапе работы с Мастером. А в дальнейшем, следуя четким указаниям, даже начинающий пользователь легко создаст запрос. Познакомимся с его разновидностями.
Простой запрос
Этот инструмент работы с таблицами собирает нужные данные из указанных пользователем полей. Уже по названию видно, что это самый популярный тип запросов для новичков. Его удобство заключается в том, что такая процедура открывается в новой вкладке. Поэтому ответ на вопрос, как создать запрос в Access 2010, становится очевидным уже после открытия первого меню Мастера.
Перекрестный запрос
Этот тип выборки более сложный. Чтобы разобраться, как создать перекрестный запрос в Access с помощью «Мастера» в данном режиме, нужно кликнуть по этой функции в первом окне.
На экране появится таблица, в которой можно выбрать до трех столбцов, расположенных в оригинале.
Одно из оставшихся не выбранных полей может быть использовано в качестве заголовков таблицы запроса. На третьем этапе процедуры (пересечение) выбирается еще одно значение с вариативностью функцию (среднее значение, сумма, первый, последний).
На фото показано, что перекрестный запрос создан, и что по заданным параметрам совершены необходимые действия.
Повторяющиеся записи
Как понятно из названия, основное предназначение данного запроса – выборка всех одинаковых строк в таблице по указанным параметрам. Выглядит это так:
Кроме того, доступен выбор дополнительных полей, чтобы подобрать соответствие сразу в нескольких строках.
Чтобы выбрать повторяющиеся записи, нужно раскрыть список запросов и создать там новую папку. Далее в окошке «Новый запрос» выбрать строку «Поиск повторяющихся записей». Далее нужно следовать указаниям Мастера.
Записи без подчиненных
Это последний тип запросов, доступный в режиме «Мастер – Записи без подчиненных».
В этом случае ведется выборка только тех значений, которые не задействованы ни в одном поле таблиц и запросов, но которые уже созданы.
Данный тип актуален только в случаях, когда баз данных несколько.
Все эти четыре типа запросов являются базовой точкой для работы со сложными элементами, но позволяют легко разобраться, как создать запрос в базе данных Access.
Функции запросов в MS Access
Разберемся, зачем нужно выполнять описанные выше действия. Задача всех простых и сложных запросов в СУБД Access заключается в следующем:
- Сбор необходимых данных в таблицах, их последующих просмотр, редактирование, добавление новых значений.
- Прекрасный исходный материал для подготовки всевозможных форм отчетности.
- Проведение математических и статистических счетных процедур над целыми массивами данных с выводом итогов на экран (среднее значение, сумма, отклонение, итоги).
Запрос на выборку
Этот тип работы с базами данных является сложным, так как требует участия нескольких таблиц.
Необходимо, чтобы во всех таблицах были общие ключевые поля. В противном случае совершить операцию не получится.
Повторим, как создать запрос на выборку в Access. Сначала нужно создать простой запрос с выбором нужных полей. Уже здесь можно редактировать данные, чтобы привести их в желаемый вид. К слову, внесенные изменения перенесутся и в исходные таблицы, так что этот момент нужно учитывать.
В открывшемся окне конструктора заполняется окно «Добавление таблиц». Здесь нужно добавить те таблицы или запросы, из которых нужно вытаскивать исходные значения.
После добавления можно приступить к заполнению условий запроса. Для этого нам нужна строка «Поле». В ней нужно подобрать те значения из таблиц, которые будут отображаться при запросе.
Чтобы завершить операцию, нужно нажать на кнопку «Выполнить».
Запрос с параметрами
Это еще одна разновидность сложной процедуры, которая потребует от пользователя определенных навыков работы с базами данных. Одним из главных направлений такого действия является подготовка к созданию отчетов с объемными данными, а также получение сводных результатов. Как создавать запросы в Access 2007 с помощью конструктора, будет рассмотрено ниже.
Начинать данную процедуру по выборке данных нужно с создания простого запроса, чтобы выбрать нужные поля. Далее через режим Конструктора обязательно нужно заполнить поле «Условие отбора» и, уже исходя из внесенного значения, будет осуществляться отбор.
Таким образом, на вопрос о том, как создать запрос с параметром в Access, ответ простой - внести исходные параметры для выборки. Чтобы работать с Конструктором необходимо пользоваться Мастером запросов. Там создается первичные данные для фильтрации, которые служат основой дальнейшей работы.
Расширенный перекрестный запрос
Продолжаем усложнять ситуацию. Еще труднее для понимания является информация о том, как создавать запросы в Access, если присутствует несколько таблиц с данными. Перекрестный запрос уже рассматривался выше, как один из вариантов работы с Мастером. Однако, и в режиме «Конструктора» можно создавать подобный запрос.
Для этого необходимо нажать «Конструктор запросов» - «Перекрестный».
Открывается меню добавления исходных таблиц, а также возможность заполнения выборочных полей. Единственное, на что следует обратить внимание, – пункты «групповая операция» и «перекрестная таблица». Их нужно заполнять правильно, иначе процедура не будет выполнена корректно.
Перекрестные запросы – это наиболее простой способ поиска и выборки информации из нескольких источников данных, плюс с возможностью формирования диаграмм и графиков.
Более того, при использовании данной процедуры быстрее выполняется поиск, даже с несколькими вариантами развития.
Конечно, присутствуют и «подводные камни», которые могут помешать в работе. Например, при создании запроса на сортировку базы данных по значению столбцов система выдает ошибку. То есть доступна только сортировка по стандартным пунктам – «возрастание и убывание».
Подводя итоги, нужно сказать, что решить, как создавать запросы в Access – с помощью Мастера или Конструктора, должен сам пользователь. Хотя, для большинства людей, которые используют СУБД MS Access, больше подойдет первый вариант. Ведь Мастер сам сделает всю работу, оставив для пользователя только несколько кликов мышью, при выборе условий запроса.
Чтобы использовать расширенные настройки, явно необходим опыт работы с базами данных на уровне профессионала. Если в работе задействованы большие базы, лучше всего обратиться к специалистам, дабы избежать нарушения работы СУБД и возможных потерь данных.
Есть один момент, который доступен лишь программистам. Так как основным языком СУБД является SQL, то нужный запрос можно написать в виде программного кода. Чтобы работать в данном режиме, достаточно нажать на строку уже созданного запроса, и в открывшемся контекстном меню выбрать «Режим SQL».
В простейшем случае запрос реализует выбор из одной таблицы нужных полей, записей, соответствующих заданным условиям отбора, и просмотр результатов выполнения запроса.
Конструирование запросов на выборку с условиями отбора
Рассмотрим запросы на выборку в Access на примере получения информации из таблицы ТОВАР базы данных Поставка товаров.
Задача 1 . Пусть необходимо выбрать ряд характеристик товара по его наименованию.
- Для создания запроса в окне базы данных выберите вкладку ленты - Создание (Create) и в группе Запросы (Queries) нажмите кнопку Конструктор запросов (Query Design). Откроется пустое окно запроса на выборку в режиме конструктора - ЗапросN (QueryN) и диалоговое окно Добавление таблицы (Show Table) (рис. 4.2).
- В окне Добавление таблицы (Show Table) выберите таблицу ТОВАР и нажмите кнопку Добавить (Add). Выбранная таблица будет отображена в области схемы данных запроса. Закройте окно Добавление таблицы (Show Table), нажав кнопку Закрыть (Close).
В результате выполненных действий в окне конструктора запросов (рис. 4.1) в верхней панели появится схема данных запроса, которая включает выбранные для данного запроса таблицы. В данном случае одну таблицу ТОВАР. Таблица представлена списком полей. Первая строка в списке полей таблицы, отмеченная звездочкой (*), обозначает все множество полей таблицы. Нижняя панель является бланком запроса, который нужно заполнить.
Кроме того, на ленте появляется и автоматически активизируется новая вкладка (Query Tools | Design) (на рис. 4.3 представлена на часть этой вкладки), на которой цветом выделен тип созданного запроса - Выборка (Select). Таким образом, по умолчанию всегда создается запрос на выборку. Команды этой вкладки представляют инструментарий для выполнения необходимых действий при создании запроса. Эта вкладка открывается, когда в режиме конструктора создается новый запрос или редактируется существующий.
- Для удаления любой таблицы из схемы данных запроса установите на нее курсор мыши и нажмите клавишу. Для добавления ― нажмите кнопку Отобразить таблицу (Show Table) в группе Настройка запроса (Query Setup) на вкладке Работа с запросами | Конструктор (Query Tools | Design) или выполните команду Добавить таблицу (Show Table) в контекстном меню, вызываемом на схеме данных запроса.
- В окне конструктора (рис. 4.4) последовательно перетащите из списка полей таблицы ТОВАР поля НАИМ_ТОВ, ЦЕНА, НАЛИЧИЕ_ТОВ в столбцы бланка запроса в строку Поле (Field).
- Для включения нужных полей из таблицы в соответствующие столбцы запроса можно воспользоваться следующими приемами:
- в первой строке бланка запроса Поле (Field) щелчком мыши вызвать появление кнопки списка и выбрать из списка нужное поле. Список содержит поля таблиц, представленных в схеме данных запроса;
- дважды щелкнуть на имени поля таблицы в схеме данных запроса;
- для включения всех полей таблицы можно перетащить или дважды щелкнуть на символе * (звездочка) в списке полей таблицы в схеме данных запроса.
- Если вы по ошибке перетащили в бланке запроса ненужное поле, удалите его. Для этого переместите курсор в область маркировки столбца сверху, где он примет вид черной стрелки, направленной вниз, и щелкните кнопкой мыши. Столбец выделится. Нажмите клавишу или выполните команду Удалить столбцы (Delete Columns) в группе Настройка запроса (Query Setup).
- В строке Вывод на экран (Show) отметьте поля, иначе они не будут включены в таблицу запроса.
- Запишите в строке Условия отбора (Criteria) наименование товара, как показа-но в бланке запроса на рис. 4.4. Так как выражение в условии отбора не содержит оператора, то по умолчанию используется оператор =. Используемое в выражении текстовое значение вводится в двойных кавычках, которые добавляются автоматически.
- Выполните запрос, щелкнув на кнопке Выполнить (Run) или на кнопке Режим (View) в группе Результаты (Results). На экране появится окно запроса в режиме таблицы с записью из таблицы ТОВАР, отвечающей заданным условиям отбора.
ЗАМЕЧАНИЕ
Окно запроса в режиме таблицы аналогично окну просмотра таблицы базы данных. Через некоторые таблицы запроса может производиться изменение данных базовой таблицы, лежащей в основе запроса. Запрос, просматриваемый в режиме таблицы, в отличие от таблицы базы данных Access 2010, не имеет столбца Щелкнуть для добавления
(Click to Add), предназначенного для изменения структуры таблицы. В этом режиме на вкладке ленты Главная
(Home) доступны те же кнопки, что и при открытии таблицы базы данных.
- Если при вводе сложного наименования товара вы допустили неточность, товар не будет найден в таблице. Использование операторов шаблона - звездочка (*) и вопросительный знак (?) (стандарт ANSI-89, используемый для запросов по умолчанию) или знак процента (%) и подчеркивания (_) (ANSI-92, рекомендуемый как стандарт для SQL Server), упрощает поиск нужных строк и позволяет избежать многих ошибок. Введите вместо полного имени товара Корпус* или Корпус%. Выполните запрос. Если в поле наименования товара одно значение начинается со слова «Корпус», результат выполнения запроса будет таким же, как в предыдущем случае. После выполнения запроса введенное выражение будет дополнено оператором Like «Корпус*». Этот оператор позволяет использовать символы шаблона при поиске в текстовых полях.
- Если необходимо найти несколько товаров, используйте оператор In. Он позволяет выполнить проверку на равенство любому значению из списка, который задается в круглых скобках. Запишите в строке условий отбора In («Корпуc MiniTower»;»HDD Maxtor 20GB»;»FDD 3,5″). В таблице запроса будет выведено три строки. В операторе In не допускается использование символов шаблона.
- Сохраните запрос, щелкнув на вкладке Файл (File) и выполнив команду Сохранить (Save). В окне Сохранение (Save As) введите имя запроса Пример1. Заметим, что имя запроса не должно совпадать не только с именами имеющихся запросов, но и с именами таблиц в базе данных.
- Закройте текущий запрос по команде контекстного меню Закрыть (Close) или нажав кнопку окна запроса Закрыть (Close).
- Выполните сохраненный запрос, выделив запрос в области навигации и выбрав в контекстном меню команду Открыть (Open).
- Для редактирования запроса выделите его в области навигации и выполните в контекстном меню команду Конструктор (Design View).
Задача 2. Пусть надо выбрать товары, цена которых не более 1000 руб., и НДС не более 10%, а также выбрать товары, цена которых более 2500 руб. Результат должен содержать наименование товара (НАИМ_ТОВ), его цену (ЦЕНА) и НДС (СТАВКА_НДС).
- Создайте новый запрос в режиме конструктора, добавьте таблицу ТОВАР. В окне конструктора (рис. 4.5) последовательно перетащите из списка полей таблицы ТОВАР в бланк запроса поля НАИМ_ТОВ, ЦЕНА, СТАВКА_НДС.
- Запишите Условия отбора (Criteria), как показано в бланке запроса на рис. 4.5. Между условиями, записанными в одной строке, выполняется логическая операция AND. Между условиями, записанными в разных строках, выполняется логическая операция OR.
- Выполните запрос, щелкните на кнопке Выполнить (Run) в группе Результаты (Results). На экране появится окно запроса в режиме таблицы с записями из таблицы ТОВАР, отвечающими заданным условиям отбора.
- Сохраните запрос, выполнив соответствующую команду в контекстном меню запроса, которое вызывается при установке курсора на заголовок запроса. Дайте ему имя Пример2 .
Задача 3 . Пусть надо выбрать все накладные за заданный период. Результат должен содержать номер накладной (НОМ_НАК), код склада (КОД_СК), дату отгрузки (ДАТА_ОТГР) и общую стоимость отгруженного товара (СУММА_НАКЛ).
- Создайте новый запрос в режиме конструктора, добавьте таблицу НАКЛАДНАЯ. В окне конструктора последовательно перетащите из списка полей таблицы НАКЛАДНАЯ в бланк запроса все необходимые поля.
- Для поля ДАТА_ОТГР в строке Условия отбора (Criteria) запишите Between #11.01.2008# And #31.03.2008#. Оператор Between задает интервал дат (в ANSI-92 вместо знака # используются одинарные кавычки ‘). Кроме того, этот оператор позволяет задать интервал для числового значения.
Для закрепления смотрим видеоурок:
В MS Access можно создавать базы данных, таблицы, формы и другие отчеты. Эта статья поможет пользователю запускать SQL-запросы в MS Access. Можно выполнять те же запросы, которые используются в SQL для выборки данных из базы данных. Эта статья предназначена для пользователей, которые только что начали изучать MS Access и хотят выполнять SQL запросы в MS Access. Единственное условие, которое необходимо перед тем как приступить – это наличие доступа к базе данных, использующейся в организации.
Шаги
Что вам понадобится
- Пользователь должен иметь доступ к базе данных организации
- Пользователь может связаться с технологической поддержкой до начала выполнения запросов через MS Access
Информация о статье
Эту страницу просматривали 4443 раз.
Была ли эта статья полезной?